Iedereen kan bestuursdocumenten opvragen: natuurlijke personen, rechtspersonen, feitelijke verenigingen of groeperingen, bedrijven…De nationaliteit of de woonplaats van de aanvrager speelt geen rol. Ook overheden kunnen documenten bij andere overheden opvragen.

Wie documenten opvraagt moet hiervoor geen enkele verantwoording geven of belang bij hebben, behalve wanneer informatie van persoonlijk aard, zoals evaluatieverslagen, wordt opgevraagd.

Wat kan ik opvragen?

Binnen het stramien van de openbaarheidsregelgeving kunnen alleen “bestuursdocumenten” opgevraagd worden. Loutere vragen om informatie vallen hier niet onder. In principe zijn alle documenten waarover een overheid beschikt, openbaar. Er gelden wel een aantal uitzonderingen die de overheid mag inroepen om andere belangen te beschermen.

Zie “wat is een bestuursdocument?” – “wat zijn vragen om informatie?”

Wat is een bestuursdocument?

In het kader van het openbaarheidsdecreet kunnen alleen “bestuursdocumenten” worden opgevraagd.

Het decreet definieert ‘bestuursdocument’ als volgt: “de drager, in welke vorm ook, van informatie waarover een instantie beschikt”. Dit betekent dat in principe alle informatie waarover de overheid beschikt, kan opgevraagd worden, welke ook de informatiedrager is. Het moet dus gaan om informatie die gematerialiseerd is op een drager: op papier (schriftelijke stukken, documenten, notulen, omzendbrieven, contracten, vergunningen, enz.), op elektronische wijze (bestanden, e-mails, CD-roms), op auditieve (geluidsfragmenten) of visuele wijze (film, foto, dvd). Het begrip “document” moet dus ruim worden opgevat.

Het feit dat het gevraagde als een bestuursdocument wordt beschouwd, betekent niet dat het gevraagde ook automatisch openbaar moet worden gemaakt: de overheid kan immers uitzonderingsgronden inroepen als het document vertrouwelijke gegevens bevat.

Alle documenten die de overheid bezit komen in aanmerking. Dus niet alleen de documenten die geleid hebben tot een beslissing. Het moet niet noodzakelijk gaan om ‘eigen’ documenten van de overheid, die de overheid zelf heeft opgemaakt of geproduceerd. Ook documenten die van ‘derden’ (particulieren of andere overheden) afkomstig zijn, vallen hieronder.

De aanvraag moet betrekking hebben op bestaande documenten, dus bv. niet op gegevens die moeten verzameld worden uit dossiers en waaruit de overheid uiteindelijk een nieuw document zou moeten opmaken om de aanvraag te beantwoorden. Bijvoorbeeld: het opvragen van “een overzicht van alle milieuvergunningen klasse II in de provincie Antwerpen, die werden afgeleverd in de periode 01.03.2004 tot 31.08.2006”: indien dit overzicht niet al in een document bestaat en een nieuw document zou moeten samengesteld worden om op de vraag te kunnen antwoorden, is de overheid niet verplicht om dergelijke vraag te beantwoorden. Indien echter dit overzicht gemakkelijk kan gecreëerd worden door enkele eenvoudige bewerkingen van een bestaande overheidsdatabank (zonder dat hiervoor een nieuw zoekprogramma moet worden ontwikkeld) mag er van uitgegaan worden dat het wel degelijk om een vraag naar een bestaand bestuurdocument gaat. Zie ook: “vragen om informatie” , “behulpzaamheid”.

“Bestaande documenten” betekent ook dat de overheid niet kan verplicht worden om documenten te verwerken of te analyseren.

Toekomstige documenten kunnen dus evenmin opgevraagd worden, bvb. een vraag tot openbaarmaking van alle toekomstige beslissingen van de provincie met betrekking tot buurtwegen in de gemeente X.

Wat zijn vragen om informatie?

Louter informatieve vragen vallen niet onder de toepassing van het decreet.

Bijvoorbeeld: “Wat is het standpunt van de minister over de geluidshinder in Zaventem ?” of: “Wanneer neemt de minister een beslissing voor het toekennen van een subsidie aan onze vereniging ?”. Als echter kopie gevraagd wordt van de beleidsbrief van de minister waarin hij/zij zijn/haar beleid uitstippelt betreffende de geluidshinder in Zaventem, gaat het wel degelijk om een vraag tot openbaarmaking van een bestuursdocument.

Het onderscheid tussen informatieve vragen en vragen tot openbaarmaking is niet altijd even duidelijk. Bijvoorbeeld: de vraag om te bevestigen of een bepaalde aangifte van een bedrijf bij de overheid werd gedaan, lijkt eerder een informatieve vraag te zijn, maar komt er eigenlijk op neer dat kopie gevraagd wordt van het aangifteformulier van het bedrijf. Volgens het openbaarheidsdecreet zijn de ambtenaren verplicht om iedereen die informatie zoekt, hierbij behulpzaam te zijn, dus ook bij de vraag of een bepaald document al dan bestaat.

Kan ik rekenen op behulpzaamheid van de ambtenaren?

Ambtenaren zijn volgens het decreet verplicht om iedereen die informatie zoekt, hierbij behulpzaam te zijn. Dit betekent bijvoorbeeld dat moet geantwoord worden op de vraag of een bepaald bestuursdocument wel degelijk bestaat, of op de vraag waar een bepaald document zich bevindt. Zie ook vragen om informatie.

De overheid is ook verplicht om de aanvrager te helpen als zijn/haar aanvraag niet concreet genoeg is: ze moet de aanvrager contacteren als zijn/haar aanvraag onduidelijk is, onredelijk, te algemeen of te vaag.

Behulpzaamheid houdt niet in dat de overheid verplicht zou zijn om bestaande documenten te herschrijven, om te vormen, te bewerken of te analyseren om op vragen te kunnen antwoorden.

Zijn verslagen van vergaderingen openbaar?

Verslagen van vergaderingen zijn ontegensprekelijk bestuursdocumenten en kunnen dus opgevraagd worden. Wel zal het zo zijn dat, afhankelijk van de aard van de vergadering en van het verslag, dit verslag meestal wel vertrouwelijke elementen zal bevatten, zoals namen van ambtenaren, hun persoonlijk standpunt, of beleidsinformatie waarvan de vertrouwelijkheid noodzakelijk is om de politieke besluitvorming niet in gevaar te brengen. In dat geval kan het verslag gedeeltelijk openbaar gemaakt worden, dit wil zeggen met weglating van de vertrouwelijke gegevens.

Wat als het gevraagde document nog niet af is?

Een document dat niet af is of onvolledig is, hoeft niet te worden vrijgegeven. Een document wordt beschouwd als “af” als het een definitieve status heeft gekregen, dit wil zeggen dat het ondertekend is door de bevoegde persoon of als het door de opsteller zelf als af wordt beschouwd. Als het om een document gaat dat wordt opgesteld ter voorbereiding van een besluitvormingsprocedure, bijvoorbeeld een advies bij een milieuvergunningsaanvraag, dan komt dit ook in aanmerking, zelfs al is er nog geen definitieve eindbeslissing genomen in het gehele dossier (het toekennen van de milieuvergunning in het voorbeeld).

Als de aanvraag wordt afgewezen omdat het om een niet voltooid document gaat, dan moet de overheid vermelden welke instantie verantwoordelijk is voor de afwerking van het document en tevens de geschatte termijn die voor de voltooiing nodig is.

Hoe kan ik documenten opvragen?

De drempel om bestuursdocumenten op te vragen werd in het openbaarheidsdecreet zo laag mogelijk gehouden. Een eenvoudig briefje aan de overheid volstaat. Het is niet nodig om de brief aangetekend te versturen. In de brief moet niet uitdrukkelijk vermeld worden dat beroep wordt gedaan op het decreet openbaarheid van bestuur. Evenmin moet vermeld worden waarom bepaalde informatie wordt gevraagd. Zie Wie kan documenten opvragen?

U kan bestuursdocumenten ook opvragen via fax, e-mail of per web-formulier. Het is ook mogelijk dat u zich ter plaatse aanbiedt bij de overheid waar u dan een briefje moet invullen. Telefonische vragen komen niet in aanmerking binnen de procedure van het openbaarheidsdecreet. Uiteraard is het altijd wel mogelijk om telefonisch bijvoorbeeld informatiebrochures op te vragen.

Welke gegevens moet ik vermelden in de aanvraag?

Vermeld zo duidelijk mogelijk wat u precies wilt: de aangelegenheid waarover het gaat en indien mogelijk de bestuursdocumenten in kwestie.
Uw naam en correspondentieadres (ook e-mailadres of postbusadres zijn mogelijk). Wanneer een gevolmachtigde optreedt, bijvoorbeeld een advocaat, dan moet tevens de identiteit van de cliënt meegedeeld worden. Van een advocaat wordt vermoed dat hij zijn cliënt vertegenwoordigt, terwijl dat niet geldt voor anderen die optreden in naam van de aanvrager. In dat geval moet het mandaat schriftelijk aangetoond worden.

Niet verplicht, maar mogelijk:

de vorm waarin u de informatie het liefst ontvangt (op papier, elektronisch, in een bepaald bestandsformaat…)
indien het gaat om milieu-informatie: een voorstel van termijn waarbinnen u de informatie wenst te ontvangen.

In bepaalde gevallen, wanneer het gaat om “gevoelige” informatie (privacy-gegevens, commerciële of industriële informatie, informatie die vrijwillig door derden is meegedeeld aan de overheid):

het bewijs dat de persoon van wie de informatie afkomstig is, heeft ingestemd met de openbaarmaking ervan.

Als het gaat om informatie van persoonlijke aard (evaluaties, examens, …):

het bewijs dat u belang heeft bij deze zaak, dit wil zeggen dat u rechtstreeks en persoonlijk in uw rechtssituatie wordt geraakt.

Tot wie moet ik de aanvraag richten?

In België bestaan heel wat instanties tot wie u aanvragen kunt richten. Het is niet altijd even duidelijk of men zich voor bepaalde vragen moet richten tot de federale, de gewestelijke of de gemeentelijke overheid.

Adressen van de Vlaamse gewestelijke overheden vindt u hier: http://www.vlaanderen.be

Je kan ook gratis 1700 bellen, daar kan men je verder helpen om de juiste overheid te vinden.

Komt uw aanvraag bij de verkeerde dienst terecht ? Geen probleem: de Vlaamse instanties zijn verplicht om uw aanvraag zelf door te sturen naar de juiste instantie. U wordt hiervan bovendien onmiddellijk op de hoogte gebracht.

Hoe weet ik of mijn aanvraag wel in behandeling is?

Nadat de aanvraag is ingediend, krijg je hiervan in principe geen ontvangstmelding. Je aanvraag wordt wel onmiddellijk geregistreerd in een register. Dit register is openbaar voor diegene die de aanvraag heeft ingediend. Om te weten of je aanvraag wel degelijk is toegekomen, kan je inzage vragen in dit register, zonder dat je hiervoor een speciale procedure moet volgen. Het register is enkel toegankelijk voor de aanvrager en enkel voor wat zijn/haar aanvraag om documenten betreft.

Wat zijn vertrouwelijke documenten? Kan de overheid weigeren om bepaalde documenten openbaar te maken?

Het algemeen principe is dat alle bestuursdocumenten in aanmerking komen voor openbaarheid. Dit betekent niet dat alle documenten op eenvoudig verzoek verplicht moeten worden vrijgegeven. Bepaalde informatie kan volgens het decreet als vertrouwelijk worden beschouwd omdat het onder een “uitzonderingsgrond” valt.

De overheid beoordeelt elke aanvraag ‘in concreto’, dit wil zeggen geval per geval. Ook de toetsing aan de uitzonderingsgronden gebeurt voor elke aanvraag in detail. Precies om die reden is het ondoenbaar om alle mogelijke toepassingen met alle nuances weer te geven. Een bespreking van de basisprincipes van de uitzonderingsgronden van het openbaarheidsdecreet vindt u in de Memorie van Toelichting (nieuw venster) bij het decreet. Ook in de beslissingen van de beroepsinstantie (nieuw venster) kan nuttige informatie worden gevonden.

Naast de uitzonderingen van het openbaarheidsdecreet dienen in sommige gevallen ook uitzonderingen die bepaald zijn in de federale openbaarheidsregeling te worden toegepast, zoals bvb. de regelgeving over het auteursrecht.

In het openbaarheidsdecreet wordt een onderscheid gemaakt tussen ‘formele’ uitzonderingsgronden (bvb. wanneer een aanvraag kennelijk onredelijk is) en ‘inhoudelijke’ uitzonderingsgronden, die te maken hebben met de bescherming van andere belangen (bvb. de bescherming van de openbare orde en veiligheid). Formele uitzonderingsgronden zijn facultatief (de overheid is niet verplicht ze toe te passen), inhoudelijke uitzonderingsgronden zijn verplicht. Verder is er een onderscheid naargelang de soort informatie die wordt opgevraagd: documenten met ‘gewone’ (algemene) informatie, ‘milieu-informatie’, ‘Seveso-informatie’ en ‘informatie over milieu-emissies’. Belangrijk is dat voor ‘milieu-informatie’ steeds een belangenafweging moet gemaakt worden. Dit wil zeggen dat, om een aanvraag af te wijzen, het niet voldoende is dat een ander belang in gevaar komt, maar dat de bescherming van dit ander belang doorweegt t.o.v. de openbaarmaking. We spreken dan van ‘relatieve’ uitzonderingsgronden, in tegenstelling tot ‘absolute’ uitzonderingsgronden.

In de hiernavolgende tabel volgt een overzicht gegeven van de uitzonderingsgronden van het openbaarheidsdecreet. De beschrijving van de uitzonderingsgrond is slechts verkort weergegeven.

uitzonderingsgrond (afwijzing van de aanvraag)	gewone informatie	milieu-informatie
uitzonderingsgrond (afwijzing van de aanvraag)	gewone informatie	algemeen	emissies	Seveso
FACULTATIEVE UITZONDERINGEN
als de aanvraag kennelijk onredelijk blijft of op een te algemene wijze geformuleerd blijft.	‘met inachtneming van het met de openbaarmaking gediende openbaar belang’
als de gewenste documenten niet af of onvolledig zijn
VERPLICHTE UITZONDERINGEN
Een bestaande geheimhoudingsverplichting	absoluut	----	----	----
bescherming van de persoonlijke levenssfeer	absoluut	relatief	----	relatief
geheim van de beraadslagingen van de instanties waarop het decreet van toepassing is	absoluut	relatief	----
documenten, uitsluitend opgesteld ten behoeve van de strafvordering of een administratieve sanctie	absoluut	relatief
documenten, uitsluitend opgesteld ten behoeve van een mogelijke toepassing van tuchtmaatregelen	absoluut	relatief
informatie die vrijwillig door derden werd verstrekt en die uitdrukkelijk als vertrouwelijk is bestempeld.	absoluut	relatief	----	relatief
het economisch, financieel of commercieel belang van de instantie	relatief	----	----	----
het vertrouwelijke karakter van de internationale betrekkingen	relatief	relatief
het vertrouwelijke karakter van commerciële en industriële informatie	relatief	relatief	----	relatief
de rechtspleging in een burgerlijk of administratief rechtsgeding	relatief	relatief
de vertrouwelijkheid van het handelen van een instantie, nodig voor de uitoefening van de administratieve handhaving, de uitvoering van een interne audit of de politieke besluitvorming	relatief	relatief	----	----
de openbare orde en de veiligheid	relatief	relatief
de bescherming van het milieu	----	relatief	----	----

Hoeveel moet ik betalen voor de gevraagde documenten?

De kostprijs van een kopie is afhankelijk van de overheid die uw aanvraag zal beantwoorden.

Het bedrag moet wel vooraf zijn vastgesteld, bijvoorbeeld via een gemeenteraadsbeslissing, en dit op basis van een redelijke kostprijs, waarbij personeelskosten niet mogen aangerekend worden.

Voor de departementen van het Vlaamse Gewest werd tot op heden nog geen bedrag vastgesteld, een kopie is er dus gratis. Inzage en uitleg zijn steeds kosteloos.

Wat gebeurt er met de documenten die de overheid krijgt van de burger?

Regelmatig ontvangt de overheid documenten van de burger, ofwel omdat de burger verplicht is om bepaalde informatie aan te leveren aan de overheid (bv. gegevens voor de milieuheffing, …), ofwel omdat de burger dit spontaan, uit eigen beweging doet (bv. het indienen van een klacht wegens milieuhinder of van een bezwaarschrift tijdens een openbaar onderzoek).

Vanaf het ogenblik dat deze documenten bij de overheid zijn, worden dit bestuursdocumenten en komen ze dus in aanmerking voor openbaarheid. Ze kunnen dus door iedereen opgevraagd worden. Openbaarmaking zal, zoals altijd, maar mogelijk zijn met respect voor de uitzonderingsgronden, o.m. de privacy van de natuurlijke personen. De documenten kunnen wel gedeeltelijk openbaar gemaakt worden. Dat zal in principe het geval zijn met documenten die verplicht aan de overheid werden overgemaakt.

Gaat het om documenten die de burger op vrijwillige basis, dus zonder enige verplichting, aan de overheid bezorgde, dan mogen deze niet zomaar openbaar worden gemaakt, ten minste als oorspronkelijk op deze documenten uitdrukkelijk werd vermeld dat ze vertrouwelijk zijn meegedeeld. Wanneer u in dit geval documenten opvraagt bij de overheid, dan zal de overheid contact opnemen met de burger die deze documenten heeft bezorgd om te vragen of deze vertrouwelijkheid nog behouden blijft.

Ik ben niet tevreden met de behandeling van mijn aanvraag om documenten. Wat kan ik hiertegen doen?

Er zijn verschillende redenen waarom de behandeling van de aanvraag niet naar wens verloopt: de overheid weigert de gevraagde documenten openbaar te maken of maakt slechts een gedeelte openbaar, bepaalde gedeelten in het document zijn onleesbaar gemaakt, u is niet tevreden met de motivering van de beslissing, de kosten zijn hoog, de beslissing wordt niet uitgevoerd, u krijgt helemaal geen antwoord van de overheid…

In deze gevallen kan u hoger beroep aantekenen, per brief, fax of e-mail. Het beroep is kosteloos.

Ofwel is er een beslissing genomen, dan moet daar in principe op vermeld staan op welke wijze u dit beroep moet indienen. U heeft hiervoor 30 kalenderdagen tijd.
Ofwel is er een beslissing genomen, maar wordt er geen melding gemaakt van de beroepsprocedure. In dat geval kan u ten allen tijde beroep indienen.
Ofwel is er geen beslissing genomen binnen 15 kalenderdagen. Vanaf het verstrijken van deze termijn kan u ten allen tijde beroep aantekenen
Gaat het om een beslissing die niet of niet correct wordt uitgevoerd binnen 30 kalenderdagen: u moet een beroep indienen binnen 30 kalenderdagen, die begint te lopen vanaf het verstrijken van deze termijn.

U vermeldt hierin duidelijk waartegen u beroep instelt (een beslissing, het uitblijven van een beslissing, het niet-uitvoeren van een beslissing) en voegt hierbij kopie van uw oorspronkelijke aanvraag, en van de eventuele beslissing.

Mocht u tijdens het verloop van de beroepsprocedure het gevraagde toch nog krijgen, dan dient u de beroepsinstantie hiervan onmiddellijk te verwittigen.

Adres:

Beroepsinstantie inzake de openbaarheid van bestuur
Vlaamse Regering - Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid Kanselarij
Boudewijnlaan 30
1000 Brussel
Tel.: 02/553.57.03
Fax: 02/553.57.02
e-mail: openbaarheid@vlaanderen.be

Website: http://www3.vlaanderen.be/openbaarheid/beroepsinstantie.php