Opstellen van een MIP

Het planmatig uitvoeren van controles is een basiskeuze voor MI, die invloed heeft op de hele werking en organisatiestructuur van de afdeling. In het MIP wordt het kader geschetst waarbinnen MI opereert en worden de opties en randvoorwaarden van het programma toegelicht. Het hoofdbestanddeel is een bundeling van de controles voor een volledig werkjaar.

Het plan omvat alle activiteiten van de afdeling die passen in het proces ‘Inspecteren en maatregelen nemen’, verder inspectieactiviteiten genoemd. Op die manier probeert MI haar aanpak af te stemmen op de Europese vereisten inzake de inspectie van risicovolle en sterk milieubelastende bedrijven en wordt invulling gegeven aan de de strategische doelstellingen van MI.

Waarom een milieu-inspectieplan?

MI is er al geruime tijd van overtuigd dat handhaving het best op een planmatige wijze kan worden aangepakt. In haar milieu-inspectieplan probeert MI al haar inspectieactiviteiten in kaart te brengen en te begroten qua budget en personeelsinzet. Daarvoor heeft ze verschillende redenen.

De uitdaging waar de Vlaamse handhavers voor staan, is ervoor te zorgen dat het toezicht op de naleving van de milieuwetgeving evolueert van toevalstreffers naar een planmatige handhaving. Uitwerking kan via jaarprogramma’s voor de handhaving, waarin de prioriteiten voor een bepaald werkjaar worden vastgelegd en de handhavingsacties worden gepland. Essentieel is dat alle handhavingsacties worden uitgevoerd op basis van een diepgaand inzicht.

Er is ook de algemene Europese trend naar een meer systematische, planmatige en gecoördineerde handhaving. Die trend werd in 2001 bevestigd in de Aanbeveling van het Europees Parlement en de Raad van 4 april 2001 betreffende minimumcriteria voor milieu-inspecties in de lidstaten (2001/331/EG). De aanbeveling kwam tot stand met medewerking van het IMPEL-handhavingsnetwerk en somt duidelijk de criteria op waaraan milieu-inspecties minstens zouden moeten voldoen.

In de aanbeveling gaat veel aandacht naar het opstellen van milieu-inspectieprogramma’s door de lidstaten, waaruit moet blijken dat alle milieu-inspectieactiviteiten van tevoren worden gepland. Bovendien zouden dergelijke programma’s openbaar moeten worden gemaakt. De programma’s mogen op nationaal, regionaal of plaatselijk niveau worden opgesteld, maar de lidstaten moeten ervoor zorgen dat de programma’s toepasselijk zijn op alle milieu-inspecties van de gecontroleerde installaties op hun grondgebied.

De meeste van de in de aanbeveling opgesomde richtlijnen inzake milieu-inspectieprogramma’s worden in het MIP toegepast.

Doelstellingen van het MIP

De doelstellingen van het MIP bevinden zich op verschillende niveaus. Op het niveau van de organisatie heeft het plan een doelmatige, deskundige, uniforme, integrale en sturende aanpak van de controles tot doel.

Een tweede belangrijke doelstelling richt zich op het vlak van de effectiviteit van de controles. Het plan voorziet in diepgaande en zo mogelijk geïntegreerde controles bij klasse 1-inrichtingen die (potentieel) sterk milieubelastend zijn of die ernstige risico's voor de omgeving inhouden. Bij de selectie van de bedrijven of bedrijfssectoren wordt rekening gehouden met hun milieureputatie en -verleden.

De beheersing van het werkvolume en de werkdruk is een derde doelstelling voor het opmaken van de jaarplanning. MI wordt immers geconfronteerd met een groot aantal en een grote diversiteit aan te controleren inrichtingen. Een goede jaarplanning moet prioriteiten leggen en daardoor helpen om het werkvolume en de werkdruk te beheersen.

top 

Inhoud van een MIP

In het MIP tracht de afdeling MI de inspectieactiviteiten te begroten qua middelen en tijd. Die activiteiten zijn echter talrijk en verscheiden.

Specifieke handhavingscampagnes

Specifieke handhavingscampagnes zijn inspectieactiviteiten die op een geplande en gecoördineerde manier worden uitgevoerd. De groep werd nog verder onderverdeeld in projecten, acties en handhavingsstudies.

Projecten zijn eenmalige en vernieuwende initiatieven met een goed afgelijnde inhoud en een duidelijk begin en einde. Bij de projecten spelen de werkgroepen een hoofdrol. Via de aanwezige expertise in de werkgroep en eventueel door externe deskundigen aan te trekken, worden de controles op een hoger niveau gebracht. De bedrijven of sectoren die worden geselecteerd, zijn potentieel sterk milieubelastend of risicovol.

Bij een aantal projecten wordt geopteerd voor een aanpak met ankerpunten op de buitendiensten. De ankerpunten bouwen in team de nodige expertise op, voeren de inspecties zelf uit (al dan niet samen met de dossierhouder) en geven de nodige bijstand en terugkoppeling aan de dossierhouders.

Acties zijn gecoördineerde opdrachten in een bepaalde sector. Een actie wordt gedefinieerd door de werkgroepen en is vooral uitvoerend. Er wordt duidelijk vastgelegd wie een actie coördineert en wie de nodige ondersteuning moet bieden. Ook bij een aantal acties wordt geopteerd voor een aanpak met ankerpunten op de buitendiensten.

Handhavingsstudies worden gebruikt als het wenselijk is het handhavingswerk van MI te laten ondersteunen door wetenschappelijk onderzoek. MI onderscheidt de volgende soorten studies: opdrachten in het kader van projecten of acties (waaronder dossiergebonden opdrachten ter advisering en ter voorlichting van de toezichthoudend ambtenaar) en de meer algemene sectorgebonden studies.

Bij de specifieke handhavingscampagnes streeft MI naar de aanpak van sectoren met een hoge milieurelevantie, een evenwichtige spreiding van de dossiers over de buitendiensten en een uniforme strategie voor het Vlaamse Gewest. Bij de keuze van de sectoren bieden de Europese richtlijnen (bv. GPBV-richtlijn, Seveso II-richtlijn) een leidraad.

MI probeert bovendien de activiteiten in de verschillende milieucompartimenten op elkaar af te stemmen en te laten resulteren in geïntegreerde controles. De keuze voor een geïntegreerde aanpak geeft expliciet invulling aan de doelstellingen van de GPBV-richtlijn.

Routinecontroles

Routinecontroles vormen de basis voor de aanwezigheidspolitiek op het terrein en zorgen ervoor dat de kans op controle niet verbonden is aan bijvoorbeeld een campagne of een klacht. De activiteiten worden gecoördineerd door de buitendiensten.

Een aantal routineopdrachten hebben betrekking op één milieucompartiment. De routinemonsternames (afvalstoffen, bodem, grondwater, mest en afvalwater) en routinemetingen (lucht, geluid en trillingen) zijn typische voorbeelden. Andere routineopdrachten hebben betrekking op de exploitatie van hinderlijke inrichtingen in het algemeen. De controle naar aanleiding van een een nieuw of aangepast vergunningsbesluit en de controle van bijzondere vergunningsvoorwaarden zijn slechts twee voorbeelden.

Het is de toezichthoudend ambtenaar die in samenspraak met het diensthoofd en overeenkomstig de gestelde prioriteiten of andere gemaakte afspraken beslist of een bepaalde controle wordt uitgevoerd.

Reactieve controles

Reactieve controles worden uitgevoerd naar aanleiding van een beroep dat wordt gedaan op MI. Aangezien dat optreden gekoppeld is aan een externe oproep, is het bijzonder moeilijk om reactieve controles effectief te plannen.

Het MIP doet aan de hand van de gegevens van de voorgaande jaren een poging om de tijd in te schatten die nodig is voor het optreden bij de ontvangst van een klacht, een melding van een voorval, een vraag om een evaluatieverslag bij een proefvergunning, een kantschrift van het parket, een parlementaire vraag, een vraag om adviesverlening (een dossier voor investeringsaftrek, de registratie als EMAS-locatie of de vrijstelling van de afvalwaterheffing bij een particuliere waterzuiveringsinstallatie) en voor het hoog toezicht.

De reactie die wordt gegeven op het appel en de termijn waarbinnen wordt gereageerd, worden in belangrijke mate bepaald door de prioriteitenlijst.

Voortgangscontrole en eigen initiatief

‘Het werk van een toezichthoudend ambtenaar begint pas als de inspectie is afgelopen.’ Dat is een ietwat boude bewering die meer dan een grond van waarheid bevat. Tijdens een inspectie worden allerhande vaststellingen gedaan, die steeds moeten worden getoetst aan de vigerende regels. De beoordeling van alle informatie en de verdere afhandeling van vastgestelde overtredingen vragen veelal veel meer werk en tijd dan de eigenlijke inspectie ter plaatse.

Uit de cijfers van de vorige milieuhandhavingsrapporten kan worden afgeleid dat een inspectie in ongeveer 7% van de gevallen aanleiding geeft tot het opstellen van een proces-verbaal. Tegelijkertijd wordt ook de administratiefrechtelijke afhandeling van een dossier gestart, om zo te komen tot een sanering van de vastgestelde tekortkomingen. Het handhavingsinstrumentarium en de codes van goede praktijk vormen daarbij de leidraad.

Aangezien de voortgangscontrole erg dossiergebonden is, is het moeilijk om bij elk van de inspectieactiviteiten een goede inschatting te maken van de nodige tijd. Daarom werd er bij de opmaak van het MIP voor geopteerd om bij de inschatting van de benodigde tijd voor een inspectieactiviteit alleen de volgende deelprocessen te beschouwen: dossiervoorbereiding, verplaatsing en vaststellingen ter plaatse, inspectieverslag en beoordeling vaststellingen, verslaggeving aan het Openbaar Ministerie en geven van een eerste aanmaning, rapportering (intern en extern). De tijd die nodig is voor alle verdere voortgangscontrole werd globaal begroot.

Er is eveneens in een deel ‘eigen initiatief’ voorzien, omdat het erg belangrijk is dat het MIP ook tijd reserveert voor de zogenaamde ambtshalve controles op eigen initiatief van de toezichthoudend ambtenaar. De voorbehouden tijd voor voortgangscontrole en eigen initiatief is als een apart item na de inspectieactiviteiten vermeld. 

top

Plannen en prioriteiten 

De grote verscheidenheid en vooral het zeer grote aantal van de te controleren inrichtingen, maken het werkvolume van MI zeer groot. Het opstellen van een MIP is een manier om het werkvolume en de werkdruk beter te beheersen.

De ervaring leert echter dat, hoe nauwgezet een plan ook wordt opgemaakt, het werkvolume en de werkdruk te groot blijven. Er moeten dus prioriteiten worden gesteld en die prioriteiten maken deel uit van het MIP.

Bij het opstellen van een prioriteitenlijst worden de activiteiten gerangschikt volgens hun belangrijkheid en dringendheid door ze te toetsen aan verschillende criteria. De gehanteerde criteria zijn vermeld in onderstaande tabel.

Gehanteerde criteria bij het opstellen van de prioriteitenlijst van activiteiten

De toetsing heeft geleid tot een prioriteitenlijst waarin de taken en opdrachten worden ingedeeld in volgende groepen:

hoogste prioriteit: taken en opdrachten die dadelijk moeten worden uitgevoerd; totdat die taak of opdracht is uitgevoerd, worden andere taken en opdrachten uitgesteld;
zeer hoge prioriteit: taken en opdrachten die zeker moeten worden uitgevoerd binnen de vastgestelde termijnen;
hoge prioriteit: taken en opdrachten die moeten worden uitgevoerd; eventueel kunnen ze worden uitgesteld;
niet prioritair: taken en opdrachten die door tijdsgebrek niet altijd kunnen worden uitgevoerd.

De uitvoering van specifieke handhavingscampagnes behoort tot de groep met zeer hoge prioriteit. Een gevolg kan zijn dat minder prioritaire taken of opdrachten (bv. sommige reactieve controles of routinecontroles) niet geheel volgens de planning zullen (kunnen) worden uitgevoerd.

Plannen en prioriteiten stellen heeft ook te maken met de mogelijkheid om in te spelen op de actualiteit. In geval er zich crisissen voordoen, of er andere incidentele inspecties nodig zijn, of als vernieuwde (politieke) inzichten nopen tot dringende actie, betekent dit automatisch dat er een prioriteitenafweging moet gebeuren en dat andere activiteiten uit het MIP niet kunnen worden uitgevoerd.

top