integrale kwaliteitszorg

De Vlaamse Overheid streeft voortdurend naar een zo goed mogelijke uitbouw van haar dienstverlening. Dit veronderstelt een organisatiecultuur waarin een permanente zorg voor kwaliteit en kwaliteitsverbetering centraal staat. Ook MI doet hieraan mee en heeft daarbij aandacht voor zowel de eigen kwaliteit als voor de kwaliteit van externe dienstverleners.

Afhandeling van vaststellingen

Al bij het opstellen van de staalkaart van de afdeling werd het belangrijkste proces ‘Inspecteren en maatregelen nemen’ in kaart gebracht en voorzien van een eerste procedurehandboek.
In de loop van de voorbije jaren werden bijkomende documenten aangemaakt, die zorgen voor een verdere verhoging van de kwaliteit en uniformiteit van het optreden van MI, en dat zowel voor de strafrechtelijke als voor de administratiefrechtelijke afhandeling van vaststellingen. Deze documenten worden dagelijks in de praktijk gebruikt door alle toezichthoudende ambtenaren.
Het handhavingsinstrumentarium geeft de algemene principes van het optreden van MI aan en visualiseert in diverse stroomschema’s hoe er in elke fase van een dossier opgetreden wordt.

Codes van goede praktijk

De Code van goede praktijk voor het proces-verbaal beschrijft in detail de balk ‘Maak aanvankelijk of navolgend proces-verbaal’ van het eerste stroomschema van het handhavingsinstrumentarium (zie stroomschema). De code van goede praktijk heeft als doel te komen tot een kwaliteitsverbetering en een grotere uniformiteit van de processen-verbaal van MI.
De ‘Prioriteitennota Vervolgingsbeleid Milieurecht in het Vlaamse gewest’ die op 30 mei 2000 door de Commissie Vervolgingsbeleid werd goedgekeurd, werd erin geïmplementeerd.

De Code van goede praktijk voor de administratiefrechtelijke afhandeling legt de vorm en de inhoud vast van de documenten die in de stroomschema’s van het handhavingsinstrumentarium voorkomen (van het inspectieverslag over de aanmaning en de dwangmaatregel tot het voorstel voor de
schorsing of opheffing van een vergunning). Liefst 39 verschillende documenten worden in detail beschreven.
Het handhavingsinstrumentarium en de beide codes van goede praktijk worden door MI beschouwd als een kwaliteitshandboek. Ze worden dagelijks door de toezichthoudende ambtenaren gebruikt bij de afhandeling van vastgestelde inbreuken en bij het nemen van maatregelen. De diensthoofden en het afdelingshoofd zijn daarbij aangewezen als kwaliteitsverantwoordelijken.

MI-onderrichtingen

MI gebruikt ook interne onderrichtingen om de kwaliteit en/of de uniformiteit bij het uitvoeren van inspecties en bij de beoordeling van vaststellingen te verhogen.

Kwalitatieve uitvoering van monsternames en metingen

Het deelproces ‘Vaststellingen op het terrein’ vormt een belangrijk onderdeel van het proces ‘Inspecteren en maatregelen nemen’. Eén van de vele facetten binnen dit deelproces is het uitvoeren van monsternames en metingen.

In 2001 werd gestart met het opstellen van een kwaliteitshandboek voor deze monsternames en metingen. De monsternames en metingen van afvalwater kwamen het eerst aan bod.
Naast een algemene procedure voor het documentenbeheer, werden vier procedures uitgeschreven voor de monstername van water met schepmonsters of (tijds- of debietsproportionele) mengmonsters, het gebruik van recipiënten en conserveringsmiddelen, de meting ter plaatse van pH en temperatuur, en de meting ter plaatse
van het debiet. Daarnaast werd ook een werkvoorschrift voor de bediening, de kalibratie en het onderhoud van de pH-meter opgesteld, samen met de bijhorende formulieren.

In opdracht van MI werden door VITO ook procedures voor de bemonstering van afvalstoffen uitgewerkt. Een eerste procedure beschrijft algemene kernbegrippen inzake afvalbemonstering.
Voor enkele specifieke afvalstromen werd de praktische uitvoering van de monstername beschreven in drie aparte procedures: de bemonstering van poeder- en korrelvormige vaste afvalstoffen, de bemonstering van afval aanvaard op stortplaatsen en de bemonstering van vloeibare en viskeuze afvalstoffen. Een aantal noodzakelijke documenten werden als formulier opgenomen, zoals bijvoorbeeld het monsternemingsformulier.
In mei 2004 keurde de stafvergadering de definitieve versie van het kwaliteitshandboek voor monsternames en metingen van afvalstoffen goed en besliste tot volledige implementatie vanaf 1 juni 2004.

In 2006 liet MI opnieuw een interne audit uitvoeren om de implementatie van de procedures voor monstername en meting op te volgen. Het was opnieuw duidelijk dat er sinds de invoering van het kwaliteitshandboek een duidelijke kwaliteitsverbetering was. De resterende aandachtspunten werden in de werkgroepen Afval en Water uitgebreid besproken en dit resulteerde in een actieplan met corrigerende en remediërende maatregelen. Het actieplan werd goedgekeurd door de staf en geïmplementeerd door alle toezichthoudende ambtenaren.

MI vraagt dat ook de laboratoriumcontractanten op dezelfde hoogstaande kwalitatieve wijze monsternames en metingen uitvoeren. Daarom liet MI in 2006 een audit uitvoeren van het laboratorium dat monsternames en metingen van afvalstoffen uitvoert in opdracht van MI. De bedoeling van de audit was om te controleren of het extern laboratorium de monstername van vast en vloeibaar afval uitvoert conform het kwaliteitshandboek monsternames en metingen van Milieu-inspectie. De auditopmerkingen werden aan het extern laboratorium voorgelegd.
Dit resulteerde ook hier in een actieplan met corrigerende en remediërende maatregelen, dat finaal door de labocontractant werd geïmplementeerd. De effectiviteit hiervan zal bij een volgende audit worden gecontroleerd.