| Contractteksten | ||
| Procedures | ||
| Handleiding gemeenten | ||
| Meer informatie | ||
Rapporteren over projecten
Rapporteren over projecten - voor gemeenten
- Tegen wanneer ?
- Hoe indienen ?
- Rapporteringsformulieren per thema
- Specifiek voor MiNA-werkers
- Specifiek voor terugbetaling particuliere subsidies hemelwaterinstallaties en infiltratievoorzieningen
- Specifiek voor terugbetaling particuliere subsidies groendaken
- Specifiek voor terugbetalingsaanvragen subsidieprojecten cluster Natuurlijke Entiteiten ikv de Samenwerkingsovereenkomst 2005-2007
Tegen wanneer?
Een project dient uitgevoerd te zijn binnen een termijn van drie jaar na de kennisgeving van goedkeuring van de subsidieaanvraag door de minister. Deze uitvoeringstermijn kan eventueel, op basis van een gemotiveerde vraag tot uitstel en na goedkeuring door de Vlaamse overheid, verlengd worden met maximaal twee jaar.
De gemeente rapporteert binnen de zes maanden na afloop van een project over de uitvoering ervan.
Om de administratieve verwerking vlot te laten verlopen, stellen we 2 indiendata voor:
- 1 april (tegelijkertijd met het MJP)
- 1 oktober
Zes maanden na deze indiendata ontvangt de gemeente een evaluatie.
Wanneer een project geheel of gedeeltelijk buiten de projectenveloppe valt en wordt overgedragen naar de projectenveloppe van het volgend jaar, kan er pas over dit project gerapporteerd worden nadat alle projectenveloppen gekend zijn waarop de gemeente beroep wil doen. Dit kan als gevolg hebben dat de gemeente niet binnen de 6 maanden na de uitvoering van het project hierover kan rapporteren.
Bijvoorbeeld: Een gemeente wenst voor de financiering van een natuurproject van 2010 de projectenveloppen van 2010, 2011 en 2012 te gebruiken. Aangezien de projectenveloppe van 2012 nog niet gekend is tegen 1 april 2011, kan de gemeente pas rapporteren tegen 1 oktober 2011 (datum waarop projectenveloppe 2012 bekend wordt gemaakt). Indien de gemeente al over het project rapporteert voor de projectenveloppe 2012 gekend is dan zal de Vlaamse overheid enkel die subsidies uitbetalen voor de gekende projectenveloppen.
Hoe indienen?
Over de uitvoering van projecten wordt apart gerapporteerd.
Voor het rapporteren over projecten gelden in principe dezelfde richtlijnen als voor het indienen van projectaanvragen of het MJP (1 digitaal exemplaar op CD-rom (minimaal: Formulier projectrapportering, Overzicht kosten (in excel) en Overzicht projectrapportering), geen papieren exemplaar, 2 papieren exemplaren van wat niet digitaal beschikbaar is, niet per mail bezorgen maar via CD-rom, …).
De rapportering bestaat per project uit de volgende documenten:
- Het formulier voor projectrapportering (beschikbaar hieronder bij rapporteringsformulieren per thema)
- Bijlage ALG gem 11 projecten overzicht kosten, voorbeeld in excel - 197 kb.
Gebruik hiervoor de kostenexcel die u heeft ontvangen na de evaluatie van de projectaanvraag. Vul in deze excel het deel ‘Rapportering – luik voor de aanvrager’ in.
- financiële bewijsstukken (facturen, verklaring op eer voor gemaakte personeelskosten, eventueel andere relevante documenten)
- advies van de milieuraad of verslag van de milieuraad waarop de projectrapportering werd besproken
- overige bijlagen.
Bij deze documenten wordt Bijlage ALG gem 17 overzicht projectrapportering, excel - 433 kb gevoegd en dit zowel in Excel als in de vorm van een ingescand ondertekende versie.
Rapporteringsformulieren per thema
De rapportering bestaat per project uit de volgende documenten:
- Rapportering projecten thema Afval - Algemeen, word - 103 kb
- Rapportering projecten thema Afval - Zwerfvuil, word - 103 kb
- Rapportering projecten thema Afval - asbestproject, word - 105 kb
- Rapportering projecten thema Bodem, word - 98 kb
- Rapportering projecten thema Duurzame Ontwikkeling, word - 109 kb
- Rapportering projecten thema Energie, word - 102 kb
- Rapportering projecten thema Hinder, word - 102 kb
- Rapportering projecten thema Mobiliteit, word - 103 kb
- Rapportering projecten thema Milieuverantwoord Productgebruik, word - 103 kb
- Rapportering projecten thema Natuur, word - 100 kb
- Rapportering projecten thema Water, word - 100 kb
Specifiek voor MiNa-werkers
De rapportering over MiNa-werkers gebeurt via het tabblad ‘rapportering’ van het werkplan dat u na de evaluatie van de planning heeft ontvangen.
Bij dit werkplan voegt u facturen in geval van uitbesteding aan derden of loonstaten in geval van tewerkstelling binnen een eigen invoegafdeling. Schuldvorderingen worden niet meer aanvaard.
Opgelet: op de facturen moet steeds het volgende worden vermeld:
- Het type doelgroepwerknemer dat de werkzaamheden heeft uitgevoerd
- code van de werkzaamheid + een duidelijke beschrijving van de uitgevoerde werk-zaamheden
- het aantal gepresteerde uren
- de periode (begin – en einddatum) van de gefactureerde werkzaamheden
Let op, voor MiNa-werkers is er slechts 1 indiendatum voor de rapportering voorzien: 1 april.
De rapportering over de MiNa-werkers hoeft NIET in Bijlage ALG gem 17 overzicht projectrapportering te worden vermeld.
Specifiek voor terugbetaling particuliere subsidies hemelwaterinstallaties en infiltratievoorzieningen
De rapportering gebeurt aan de hand van het formulier Aanvraag terugbetaling subsidies voor hemelwaterinstallaties en infiltratievoorzieningen, excel - 123 kb.
Dien dit zowel in excel als in de vorm van een ingescand ondertekende versie in.
De subsidieaanvraagformulieren per aanvrager, moeten niet meer worden meegestuurd.
Specifiek voor terugbetaling particuliere subsidies groendaken
De rapportering gebeurt aan de hand van het formulier Aanvraag terugbetaling subsidies voor groendaken, excel - 113 kb.
Dien dit zowel in excel als in de vorm van een ingescand ondertekende versie in.
De subsidieaanvraagformulieren per aanvrager, moeten niet worden meegestuurd.
Enkel subsidieaanvragen behandeld volgens het nieuwe subsidiereglement kunnen vanaf 2011 nog ingediend worden. (cf. SO-mailing 28 januari 2010)
Specifiek voor terugbetalingsaanvragen subsidieprojecten cluster Natuurlijke Entiteiten ikv de Samenwerkingsovereenkomst 2005-2007
De rapportering gebeurt aan de hand van het ingescande ondertekende formulier betalingsaanvraag subsidie actie Natuurlijke Entiteiten’ voor gemeenten en provincies, word - 23 kb. Vergeet niet om ook een digitaal dossier op cd-rom te bezorgen.
Ook voor rapportering van projecten in kader van SO 2002-2004 mag dit formulier gebruikt worden.