| Contractteksten | ||
| Procedures | ||
| Handleiding gemeenten | ||
| Meer informatie | ||
Rapporteren over acties basisniveau en onderscheidingsniveau (MJP)
Onderstaande richtlijnen voor gemeenten zijn ook van toepassing voor de provincies.
Inhoudstafel
Tegen wanneer?
De gemeente rapporteert tegen 1 april over de uitgevoerde acties van het basisniveau en het onderscheidingsniveau van de Samenwerkingsovereenkomst in het voorbije werkingsjaar.
Hoe indienen?
Het rapporteringsdossier bevat volgende documenten:
- De index versie MJP 2012, Excel - 316 kb. De index geeft een overzicht van het ingediende dossier (kruistabel). Er worden o.m. contactgegevens gevraagd, een aanduiding van wat waar te vinden is in het MJP, een overzicht van de bijlagen (met aanduiding papier/digitaal) en een opsomming van de uitgevoerde acties op het basis- en onderscheidingsniveau.
- Het milieujaarprogramma (MJP) (met eventuele bijlagen en actiefiches);
- De eventuele bijlagen, uitgesplitst per thema, in aparte documenten. Beperk het aantal bijlagen!
- De collegebeslissing over het goedkeuren van het MJP (een gemeenteraadsbeslissing hoeft niet);
- Het advies van de milieuraad over het MJP of het verslag van de milieuraad waarop het MJP werd besproken.
Dit alles in digitale versie, op cd-rom (niet per e-mail te bezorgen, tenzij het bv. een klein document betreft dat nagestuurd wordt als Bijkomende Informatie). Een papieren exemplaar is niet meer nodig. Van stukken die niet digitaal opgestuurd zijn, worden 2 papieren exemplaren opgestuurd (bv. een groot plan dat niet kon worden ingescand). Print en kopieer zoveel mogelijk recto verso en op gerecycleerd papier!
Het rapporteringdossier wordt ingediend bij:
Departement Leefmilieu, Natuur en Energie
Afdeling Milieu-integratie en -subsidiëringen - CAPLO
t.a.v. de heer Paul Vande Wiele, Adviseur-diensthoofd
Koning Albert II-laan 20 bus 8
1000 Brussel
Bijkomende aandachtspunten voor het opstellen van het MJP
Stel het MJP (bij voorkeur inclusief actiefiches als die gebruikt worden) in 1 digitaal document (word of pdf) op. Dit geeft de evaluatoren de mogelijkheid om op een eenvoudige manier een zoekfunctie te gebruiken. Splits de bijlagen bij het MJP zoveel mogelijk uit per thema (bv. indien van toepassing: sensibilisatie per thema sorteren).
Vul de index zorgvuldig in. Dit is immers het basisdocument van het MJP. Vraag hier al de acties op onderscheidingsniveau aan, waarvoor de gemeente wenst in aanmerking te komen rekening houdende met het maximum aantal te verdienen punten. Het is op basis van deze index dat de themaverantwoor-delijken op zoek gaan naar informatie in uw MJP. Een goede invulling voorkomt dus extra vragen om bijkomende informatie of een foutieve evaluatie. Geef ook aan dat een bepaalde bijlage niet digitaal is toegevoegd. Bij twijfel welke actie onder welke bepaling valt, neem je best contact op met de thema-verantwoordelijke.
Sommige bepalingen uit de contracttekst gelden enkel in bepaalde situaties of als de gemeente iets specifieks uitvoert. Wanneer dit voor u niet van toepassing is, vermeld dit dan expliciet in het MJP (in plaats van er niets over te schrijven... en motiveer indien nodig). Vermeld ook op de index NVT (= niet van toepassing).bv. Thema bodem - artikel 1 en 2 (geen motivatie nodig)
bv. Thema milieuverantwoord productgebruik - artikel 1 (motivatie nodig)
Bij het opstellen van het MJP kunnen de volgende documenten gebruikt worden:
- de inhoudstafel, word - 152 kb (niet verplicht te volgen). De inhoudstafel geeft een voorstel van opbouw MJP weer volgens de indeling van de Samenwerkingsovereenkomst;
- de actiefiches, word - 154 kb (niet verplicht te gebruiken).
Bij de rapportering over bepaalde acties kunnen de volgende documenten als hulpmiddel gebruikt worden:
- de contracttekst
- de handleidingen van de verschillende thema’s en de begeleidende documenten per thema bevatten alle themaspecifieke informatie over de rapportering (bv. aantal te verdienen punten, hoe rapporteren, aanvullende ondersteunende bijlagen, …).
- de bijlage rapportering. Er staat per thema vermeld wat en hoe moet gerapporteerd worden en hoeveel punten telkens verdiend kunnen worden. Bij onduidelijkheden t.o.v. de bepalingen in de contracttekst, geldt de contracttekst steeds als correct. Echter wordt aangeraden de handleidingen van de verschillende thema’s te gebruiken, aangezien hier alle info uit bijlage rapportering werd opgenomen, samen met bijkomende richtlijnen.
- de SO-mailing bevat extra uitgebreide themaspecifieke aandachtspunten over de rapportering van de acties voor verschillende thema’s.
Gebruik deze documenten, zo wordt overbodige of foutieve rapportering vermeden!