Sla navigatie over
www.lne.be
home | contact | sitemap | publicaties | vacatures | english information
  Contractteksten  
     
  Procedures  
     
  Handleiding gemeenten  
     
  Meer informatie  
     
U bent hier: www.lne.be → Doelgroepen → Lokale overheden → Samenwerkingsovereenkomst 2008-2013 → Procedures → Aanvragen van projecten

Aanvragen van projecten

   
  
   

Aanvragen van projecten - voor gemeenten 

lijn 

Aanvragen van projecten - exclusief MiNawerkers

Tegen wanneer?
 

  • Indienen vóór 1 januari.

tijdstabel
 

top top

lijn 

Hoe indienen?

Opgelet!

►►►Bekijk voor de overdracht van reeds goedgekeurde projectaanvragen naar de projectenveloppe 2012 de SO-mailing nr.6 van 14 oktober, 373 kb en het overzicht van projecten die overgedragen kunnen worden naar 2012, pdf - 96 kb.

Een projectaanvraagdossier bestaat uit volgende documenten:

Per project afzonderlijk:

Indien het gaat om een samenwerkingsverband: een ondertekende samenwerkingsverklaring/engagementsverklaring.

Voor alle projecten samen:

Dien projecten digitaal (bij voorkeur op CD-ROM) in:

  • Eén digitale versie van een document is voldoende. Stuur dus niet én een e-mail met bijlagen en een CD-ROM, mits dit extra controlewerk oplevert.
  • Nummer de bijlagen duidelijk en voeg een overzicht van bijlagen toe.
  • Zorg voor een duidelijke bestandsindeling op de CD-ROM
  • Scan documenten in en stuur ze digitaal door als ze enkel in papieren versie beschikbaar zijn. Van bijlagen die niet digitaal kunnen worden aangeleverd zoals grote plannen of folders, zijn 2 papieren exemplaren nodig.

Lees ook de richtlijnen bij de rubriek Bijkomende aandachtspunten.
 

Projecten dienen binnen de drie jaar na evaluatie te zijn uitgevoerd (eventueel verlengbaar met 2 jaar). Wanneer een project het voorbije jaar werd ingediend (bijvoorbeeld 2010) en pas het volgende jaar (bijvoorbeeld 2011) of later wordt gestart, dan dient u dit project niet opnieuw in. Dit hoeft u dus ook niet te vermelden op het overzicht projectaanvragen (Bijl ALG gem 09), tenzij het project deels of volledig buiten de projectenveloppe van het voorbije jaar viel (in dit voorbeeld: 2010). In dat geval hoeft u het project niet volledig opnieuw in te dienen maar kunt u het indien gewenst overdragen naar de projectenveloppe van het volgende jaar (in dit voorbeeld 2011). Dit duidt u aan in lijst 4 op het Overzicht projecten. Na de intergemeentelijke projecten krijgen de projecten die u overdraagt van een vorig jaar steeds voorrang op nieuwe projecten.

Projecten die in het voorbije jaar zijn goedgekeurd maar die volledig buiten de projectenveloppe vallen, kunnen eventueel (inhoudelijk en/of financieel) aangepast worden. We beschouwen dit dan als nieuwe projecten. U vermeldt deze in lijst 1 en u duidt aan dat het om een herwerkte versie van een reeds eerder ingediend project gaat. In dit geval dient u opnieuw een aanvraagformulier, Excel van kosten en alle verplichte bijlagen in, met op het aanvraagformulier duidelijke aanduiding wat veranderd is ten opzichte van het jaar ervoor in het luik “Beschrijving”.
Projecten die het voorbije jaar gedeeltelijk binnen en gedeeltelijk buiten de projectenveloppe vallen kunnen niet meer worden aangepast. 

top top

lijn 

Projectaanvraagformulieren per thema

top top

lijn

Bijkomende aandachtspunten

Collegebeslissing
Het is niet noodzakelijk per project een collegebeslissing toe te voegen. De burgemeester en gemeentesecretaris ondertekenen het overzicht projectaanvragen, excel - 511 kb namens het college. Dit overzicht projecten doet dan dienst als collegebeslissing. Het is niet verplicht om de projecten op de gemeenteraad te brengen. Enkel als vanuit de gemeente zelf beslist wordt om de projectaanvragen op de agenda van de gemeenteraad te zetten, dient er een gemeenteraadsbeslissing over de projectaanvragen te worden toegevoegd.
De aanvraag van MiNa-werkers dient niet te worden aangegeven op het overzicht projecten. Zowel MiNa-werkers als de particuliere subsidies voor hemelwaterputten, infiltratievoorzieningen en groendaken vallen buiten de projectenveloppe. Hiervoor is een apart budget voorzien.
 

Advies van de milieuraad
Per afzonderlijke projectaanvraag hoeft er geen advies van de milieuraad te worden toegevoegd. Één advies van de milieuraad, waarop alle projectaanvragen voor dat jaar worden opgesomd, volstaat. Als de milieuraad geen uitdrukkelijk advies heeft verleend, volstaat het verslag van de milieuraad waarop de projectaanvragen zijn besproken. Voor projecten van het voorbije jaar die (volledig of deels) buiten de projectenveloppe vallen en worden overgedragen naar de projectenveloppe van het volgende jaar is geen advies van de milieuraad nodig.
 

Overzichtsformulier projecten
In het overzicht projecten moet elk project een andere prioriteit krijgen. Op die manier bepaalt u zelf welk project voorrang krijgt als de projectenveloppe wordt overschreden. De prioriteit van een project moet altijd worden ingevuld, tenzij er automatisch 0 wordt aangegeven. Dit laatste is het geval bij intergemeentelijke projecten en subsidiereglementen voor groendaken, hemelwaterinstallaties en infiltratievoorzieningen. Intergemeentelijke projecten krijgen steeds voorrang op de andere projecten. Na de intergemeentelijke projecten volgen de projecten van het voorbije jaar die worden overgedragen. Laatst in rang zijn de nieuwe projectaanvragen.
Ook de particuliere subsidies (hemelwaterputten, infiltratievoorzieningen en groendaken) dienen dus op dit formulier aangeduid te worden. Dit is enkel voor gemeenten die nog niet over een subsidiereglement beschikken of waarbij het subsidiereglement inhoudelijk gewijzigd is t.o.v. de laatst officieel overgemaakte versie.


Aandachtspunten bij het overzicht van de kosten
Het overzicht van de kosten is vaak zeer beperkt ingevuld waardoor we geregeld bijkomende informatie moeten opvragen. De bedoeling is dat we op basis van de opsplitsing en beschrijving van de kosten kunnen oordelen of iets al dan niet in aanmerking komt voor subsidie en of de opgegeven kostprijs realistisch is. Detailleer de geraamde kosten dus voldoende: type kost (investering, loonkost,...), beschrijving van de kost, raming van de kostprijs,...
Het geraamde subsidiebedrag dat in het overzicht projecten wordt ingevuld, moet gelijk zijn aan wat in het overzicht kosten wordt ingevuld.
 

Intergemeentelijke projecten versus de projectenveloppe
Zorg er voor dat bij intergemeentelijke projecten het opgegeven subsidiebedrag dat de trekker in het overzicht projecten opgeeft voor de participerende gemeenten (lijst 2) overeenkomt met wat de participerende gemeenten zelf opgeven in hun overzicht projecten (lijst 3). Zorg er steeds voor dat intergemeentelijke projecten binnen de projectenveloppe blijven. Als het om een project voor een samenwerkingsverband gaat (bv. intergemeentelijk project ) is er een engagementsverklaring nodig waarin de participerende gemeenten aangeven dat ze akkoord gaan dat een bepaalde trekker een project in hun naam indient.
 

Benoemen van documenten
In de hoofdmap komt het overzicht van de projectaanvragen (Bijlage ALG gem 09), het advies van de milieuraad en een map voor elk afzonderlijk project, met als naam Proj_TH_KorteTitel. TH in de naam van de map (Proj_TH_KorteTitel) staat voor de code van het thema. De codes zijn: IN (= instrumentarium), AF (= afval), MP (= milieuverantwoord productgebruik), WA (= water), HI (= hinder), EN (= energie), MO (= mobiliteit), NA (= natuur), BO (= bodem), DO (= duurzame ontwikkeling).

Voor de benaming van digitale bestanden in elke 'projectmap' stellen we volgende naamgeving voor:

  • KorteTitel_Aanvraag.doc = het aanvraagformulier
  • KorteTitel_Fin.xls = Bijlage ALG gem 11 projecten overzicht kosten.
    Voorbeeld: SensibilisatieDuurzaamBouwen_Fin.xls 
  • KorteTitel_bijl01_KorteBeschrijving.xxx = andere bijlagen
    Voorbeeld: SensibilisatieDuurzaamBouwen_bijl02_affiche.doc 

Het is belangrijk dat alle bijlagen van een projectaanvraag genummerd zijn en dat op het aanvraagformulier of op een afzonderlijk overzicht bijlagen een opsomming wordt gegeven (met de aanduiding of de bijlage papier/digitaal is ingediend). 

top top

lijn

De financiële enveloppe

In de financiële enveloppe per gemeente worden de afzonderlijke subsidiebedragen voor Basis, Onderscheiding, Projecten en MiNa-werkers weergegeven. Deze bedragen zijn afhankelijk van de oppervlakte van de gemeente en het aantal inwoners op 1 januari 2007 (volgens de verdeelsleutel uit de contracttekst).
Zowel MiNa-werkers als de particuliere subsidies voor hemelwaterputten, infiltratievoorzieningen en groendaken vallen buiten de projectenveloppe. Hiervoor is een apart budget voorzien.

Enveloppes per jaar:

top top

lijn
 

Logo Vlaamse Overheid

Bij de uitvoering van elk project kaderend in de samenwerkingsovereenkomst moet worden vermeld dat het project wordt betoelaagd door de Vlaamse Overheid. Op elke publicatie, tekst,… die in het kader van het project wordt verspreid, moet eveneens het logo van de Vlaamse Overheid worden aangebracht, hier kunt u deze logo's 'Met steun van de Vlaamse overheid' in tif-formaat downloaden, zip-file - 891 kb.
Indien u een ander formaat nodig heeft, gelieve dan Caplo te contacteren.

top top

lijn
 

Aanvragen van projecten - specifiek MiNawerkers

Tegen wanneer?

Aanvragen voor MiNa-werkers moeten uiterlijk worden ingediend tegen 1 oktober van het jaar voorafgaand aan de inzet van deze MiNa-werkers. Voor bijvoorbeeld 2011 is dit dus tegen 1 oktober 2010. Pas tegen januari verwachten wij dan het ondertekeningsformulier voor de SO. Wanneer u de MiNa-werkers wilt tewerkstellen via een derde, bijvoorbeeld via een sociale of beschutte werkplaats, dient u de wetgeving overheidsopdrachten te respecteren. Begin dus tijdig uw aanvraag voor te bereiden.

tijdstabel
 

top top

lijn


Hoe indienen?

 

Een aanvraag MiNa-werkers bestaat uit volgende documenten:

  • 1. Aanvraagformulier per thema (zie rubriek Projectaanvraagformulieren per thema )
  • 2. Werkplan per thema (1 excel per thema) (zie rubriek Projectaanvraagformulieren per thema )
  • 3. Beslissing van het college of de gemeenteraad waarin staat hoeveel VTE u voor welk thema aanvraagt;
  • 4. Advies milieuraad;
  • 5. (Indien van toepassing) samenwerkingsovereenkomst gemeente/werkgever (deze dient u binnen de 2 maanden na indiening van de aanvraag aan de Vlaamse Overheid te bezorgen).

Op het werkplan MiNa-werkers Natuur dient men de prioriteit van de werkzaamheid aan te geven zodat de Vlaamse Overheid een afgekeurde taak zelf kan vervangen. Vanuit de Vlaamse overheid zal steeds gekozen worden voor de ecologisch meest waardevolle werkzaamheden.

MiNa-werkers worden niet vermeld in het Overzicht projectaanvragen, excel - 511kb.

Zowel de aanvraagformulieren als de werkplannen zijn te vinden bij de rubriek Projectaanvraagformulieren per thema.

De aanvraag wordt digitaal (bij voorkeur op CD-rom) ingediend. Voor alle documenten die niet digitaal beschikbaar zijn, zijn 2 papieren exemplaren nodig. De werkplannen hebben we steeds in Excel nodig, anders is de evaluatie niet mogelijk.
 

top top

lijn